浅谈信息技术在项目施工管理中的应用

作者：王霞

摘要:本文从工程项目管理的实际工作出发,用一些具体的实例,阐述了引入计算机机辅助管理和网络信息技术对加强施工企业的核心竞争力和施工管理水平的重要作用。

关键词:项目管理职业项目经理计算机辅助管理网络(互联网)信息技术

随着我国加入WTO步伐的加快,全球化和信息化趋势日渐明显。作为我国的传统支柱产业的建筑业将面临巨大的挑战。企业面对日益激烈的市场竞争,只有建立先进、高效的管理系统,才能不断提升企业的管理能力,使企业从容应对市场竞争的挑战。

现代企业制度的建立和管理创新,迫切要求建立完善的信息管理系统与之相适应,以提高企业的经济效益和管理水平。管理信息化可以为企业管理决策提供支持,也是提高项目管理水平的一个有效的管理手段。目前,国内施工企业之间的竞争已进入白热化,以前承接工程可以说是国内施工企业经营的决定性因素,能接到工程就有钱赚钱的概念在许多施工企业中根深蒂固,从而导致很多施工企业对工程项目管理不很重视。现在这种观点已经渐渐不能适应目前的施工企业形势。施工企业即使中标了一个项目,管理的不好,亏损也是很常见的。搞好管理,降低成本,提高营利能力,提高企业的竞争力,对施工企业来讲是很重要的信息技术是企业利用科学方法对经营管理信息进行收集、储存、加工、处理,并辅助决策的技术的总称,而计算机技术是信息技术主要的、不可缺少的手段。显然,前者包含后者。为免混淆它们的概念,我们必须对两者有正确的认识。就施工管理中推广信息技术而言,不仅仅是解决是否利用计算机技术的问题,还要解决如何利用的问题。同时,使用计算机的现代化施工管理,不仅可以快速、有效、自动而有系统地储存、修改、查找及处理大量的信息,而且能够对施工过程中因受各种自然及人为因素的影响而发生的施工进度、质量、成本进行跟踪管理。计算机技术的应用反映了信息技术的应用水平,而信息技术的应用提高了施工管理的水平。一个工程的项目管理,涉及到方方面面的关系协调:建设方(业主)、设计、监理、质监、各个材料与设备供应商等等。项目内部需要处理和控制的内容也是纷繁复杂,项目的技术、计划、质量、进度、成本控制、安全管理、合同信息等等。可以说,项目经理的能力、管理水平、直接决定了项目管理水平。项目经理作为一个人,能力和时间是非常有限的,因而,除了不断加强学习以外,经验的积累提高以外,引入和使用计算机辅助管理系统,在工程项目管理中通过充分利用计算机技术、互联网技术等的先进技术,来提高管理水平,降低管理成本,正确决策、提高效率就十分必要了。所以,我认为,一个好的职业建筑安装工程项目经理,必须掌握一定的计算机和网络知识,起码常用的WORD、EXECL等的文档处理软件和AUTOCAD绘图软件应该会使用。电脑和人脑相比,最大的长处之一就是记忆的能力和记忆的量几乎是人的无数倍。从最简单的一个实例来看,我一个小小的U盘上的电子表格就可以保存数年来各个项目的材料或是人工情况,包括使用数量、价格、利润等等,各方面的情况一目了然,而且是自动计算的。而且我做了一个项目以后,我后面就可以一再的利用该表,进行比较分析或者重复使用。另外一些好的施工技术和一些施工中的容易犯的错误,我们也可以用文档或表格的形式加以记录保存,形成一个经验数据库,这在下一个项目中就有非常好的应用,我们不致于一错再错。而一错再错,总是在一些同样的小问题上没有做好,导致在项目施工过程中或完成后烦恼不断的项目经理我们也并不少见。这些积累也使得我在做完每一个工程之后,我的能力、我的施工技术都会前进一大步。现在国内外已经有很多开发好的项目管理软件,例如清华斯维尔的项目管理软件,广联达的概预算软件,还有微软的PROJECT等等。这些软件在实际的使用中,都有和工程实际结合方面不是很如人意,经验数据少,要不就功能很简单粗糙的一些缺点。有的项目经理就拿这些来说事了,以此来证明引入计算机辅助管理的不必要性。但是我认为经过一段时间的改进,这些管理软件就一定会发挥越来越大的作用。同时编制这些软件的人的确应该多和一些有长期实践经验的项目管理人员交流和沟通,以使这些软件可以在项目进行的过程中,能够使用已经积累的大量历史数据,和当前项目的实际进行比对,使计算机辅助项目管理更加切合实际和科学可行。

前面讲到,一个工程的项目管理,涉及到方方面面的整合:建设方(业主)、设计、监理、质监、各个材料与设备供应商等等。其中,施工单位最主要的是建设方(业主)以及设计方、监理方的工作协调和信息交流。目前大多数项目参与各方的工作协调和信息交流还是处于传统的方式和模式上,速度和效率还都非常低。这其中最主要的原因就是既懂项目管理、施工技术,又能熟练使用计算机的项目管理人员太少了。主要的项目管理人员(特别是私企的老板)对计算机和网络技术完全没有认识,从而没有积极性进行应用。但是根据国际有关文献资料介绍,建设工程项目实施过程中存在的诸多问题,其中三分之二与信息交流(信息沟通)的问题有关;建设工程项目10%~33%的费用增加与信息交流存在的问题有关;信息交流存在的问题导致的费用增加约占工程总成本的3%~5%,由此可见工作协调和信息交流的重要性。

在我的工程施工项目管理的实践中,有一些实例,可以看出应用网络(互联网)信息交流技术对提高项目管理水平和效率的重要作用。工程施工中,设计变更因素,往往是进度执行中最大干扰因素,其中包括部分工程的功能改变而引起的大量设计变更,以及因设计图纸本身欠缺或错误造成的变更,致使施工工程增量、返工,导致施工减速、延期甚至停顿等等。针对这些现象,项目经理除了要通过理解图纸与业主意图,加强自审、会审以外,和业主与设计院交流,采取主动态度,最大限度地实现事前预控和快速交流沟通处理,把影响降到最低是十分重要的。现在许多项目的项目地点和设计院有时相隔甚远,不是在同一地区,甚至不是同一个省也很多。采用传统的方式方法,最快的如电话、传真也常常讲有不清楚或误解等等的问题,因而会有很多等设计院来现场解决的情况发生,但是这样一等就是数日或十数日的情形很普遍,不但影响进度,也造成了许多费用的发生。

基于互联网的信息传输和处理技术,可以有效的解决或减弱上述问题所产生的不良后果。设计院的变更可以通过互联网迅速地发给业主和施工单位,施工单位在现场遇到的问题也可以通过互联网以文本、图纸甚至是视频的方式提供给设计院。图纸上的一些根据现场实际情况,需要微小变更的,施工单位可以根据设计院的底图,用AUTOCAD迅速绘好修正图,并提供情况说明提供给设计院认可。这样做可以大大提高工作效率,降低工程的管理费用和办公费用开支。需要说明的是,实现这一切的费用是十分低廉的,目前互联网上有大量的免费的实时通讯软件,如QQ或者MSN,还有一般的采用EMAIL的方式等等,施工企业并没有必要去开发自己的通讯平台。上述的例子,在一定程度上已经可以说明网络信息技术在实际施工管理中的重要作用,当然它的应用不仅仅限于沟通的效率和准确性的提高。大型的项目,复杂性很高,往往必须依靠和综合多个专业,多种技术,而互联网可以说是人类综合知识的大宝库,我们可以从中快速获取大量的相关知识,从而能综合各种不同专业的观点来考虑问题,对我们的项目管理的计划、统筹兼顾、有效控制工作有重要意义。有的项目经理说:“我不懂不要紧,我请懂的人来不就可以了。”这句话看起来好象没错,但是你一点不懂,你请来的人是不是懂,他做的好不好你也就没法评判了,最起码是没法科学评判了。难免就有请了个草包却说很好,请了个能人却说不好的情况发生了。做为一个职业的项目经理,单纯会一些工民建的结构力学理论和施工技术是远远不够的,综合各科知识,建立一个高效的、稳定的、科学的项目管理系统,实现生产要素在工程项目上的最优化配置和全过程的控制管理,为用户和业主提供优质的产品才是更重要的。

国家西部大开发战略的实施、“十一五”期间十大重点工程的开工以及交通、能源、水利水电建设、城市建设的热潮等等无疑为建筑施工企业带来了广阔的发展空间,市场的扩大意味着将重新被瓜分,企业如果没有管理、资本、机制、体制、技术等方面的优势,将无法占有相应的市场份额,意即其市场份额将减小并逐步被市场淘汰,特别是面对即将到来的国际承包商进入中国建筑施工市场和国内建筑施工企业进入国际市场,使我们面临着世界最大的竞争对手,不管愿不愿意,建筑施工企业必须参于世界经济的大循环。时代的巨大变革,迫切要求建筑施企业项目管理科学化。引进先进的科学技术,可以加强我们的施工项目管理,提高工作效率和准确性,从而提高整个施工企业的核心竞争力。那些固守拍脑门决策,拒绝新技术的人迟早会认识到这一点。

作者单位:山西临汾送变电工程公司

参考文献

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